Specs and Docs ⋅ Unser Prozess

„Also gut – wie funktioniert das?“

Wir freuen uns darauf, Ihre traditionellen Handbücher in responsive, übersetzungsfähige Web Manuals zu verwandeln. Hier möchten wir Ihnen das Verfahren vorstellen.

1. Definition des Projektumfangs

In der ersten Projektphase werden wir den Umfang des Projekts analysieren. Themen, die wir mit Ihnen besprechen werden:

2. Ingest / Dokumentenkonvertierung

  1. Die Dokumente sollten über ein Dateiübertragungs- oder -freigabesystem wie WeTransfer oder Dropbox zur Verfügung gestellt werden, entweder als interaktive Freigabe oder als einmalige Dateiübertragung.
  2. Wir analysieren die Dokumente anhand einer Reihe von Kriterien, zum Beispiel

Im Allgemeinen können die besten Ergebnisse nur mit Quellen in offenen (bearbeitbaren) Dateien erzielt werden, zum Beispiel mit Microsoft Word- oder Adobe InDesign-Dokumenten beziehungsweise -Paketen. Die Konvertierung von PDF-Dateien ist weitaus aufwändiger, da es sich bei PDF um ein seitenbasiertes, nicht-semantisches Format handelt, und die Extraktion von Inhalten mit erheblichem Aufwand verbunden ist. Dies gilt insbesondere bei komplexen, mehrspaltigen Layouts und vielen eingebetteten Abbildungen.

3. Angebot

  1. Wir unterbreiten Ihnen einen Kostenvoranschlag für die Bearbeitung und Konvertierung Ihrer Dokumente.
  2. Vielleicht möchten Sie zunächst ein kleineres Testprojekt durchführen, bevor Sie sich zu einer vollständigen Konvertierung aller Ihrer Dokumente entschließen. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall ein nicht trivialer Basisaufwand für die Einrichtung des Projekts und des Workflows erforderlich ist. Bitte rechnen Sie daher – je nach konkreter Vereinbarung – mit höheren Vorlaufkosten oder einem eher rudimentären Ergebnis (beispielsweise keine Anpassung der Projektkonfiguration oder der Stile).
  3. Wenn Sie den Kostenvoranschlag bestätigt haben, können wir loslegen.

4. Export und Konvertierung von Inhalten

  1. Textinhalte aus Ihren Quelldokumenten werden aus den nativen Anwendungen oder PDFs in ein Zwischenformat exportiert; eine Art „Rohtext“ oder „Roh-Markdown“, das noch unnötige Formatierungen, Tags usw. enthalten kann. Die Einzelheiten hängen vom Format, der Struktur und der Komplexität Ihrer Quelldateien ab. Wir werden jede uns zur Verfügung stehende Technologie nutzen, um den Prozess zu beschleunigen und zu automatisieren, aber oft steckt der Teufel im Detail.
  2. Illustrationen werden aus den Quelldokumenten exportiert (wenn sie eingebettet sind) oder in ein webfähiges Format konvertiert, wenn sie als verknüpfte Binärdateien vorliegen (proprietäre Formate wie Adobe Illustrator oder Photoshop).
  3. Inhalte werden bereinigt. Wir werden Probleme analysieren und versuchen, übergreifende Lösungen zu verwenden (beispielsweise projektweites Suchen und Ersetzen/Umwandeln), anstatt Probleme einzeln zu bearbeiten.

5. Templating und Styling

  1. Wir analysieren die Gestaltung / Präsentation Ihrer Dokumente – Schriftarten, Absatz- und Zeichenstile, Verwendung von Unternehmensfarben usw. Wenn Sie einen Corporate-Design-Leitfaden haben, stellen Sie ihn uns bitte zur Verfügung. Es wäre auch hilfreich, wenn wir Zugang zu Ihrem Designer oder Ihrer Designagentur bekommen können.
  2. Wir werden diese Stile neu erstellen, wobei ein Set aus besonders flexiblen Allround-Style-Sheets als Ausgangspunkt dient. Alle für Ihre Marke erforderlichen Anpassungen werden als „Overrides“ in der markenspezifischen Stilvorlage definiert.
  3. Boilerplate-Vorlagenelemente werden mit Informationen gefüllt, die auf jeder Seite vorhanden sein sollten, zum Beispiel Navigationsleisten und Fußzeilen mit Copyright-Informationen und externen Links.

6. Projekt-Konfiguration

  1. Wir definieren Metadaten-Dateien, die zentrale Informationen enthalten, die für alle Ihre Handbücher und anderen Inhalte gelten: Markenname, Adresse, Kontaktdaten, Homepage der Marke und URLs für soziale Medien usw. Dies sind Variablen, die in Vorlagen und Dokumenten verwendet werden können.
  2. Wir werden sogenannte Default-Dateien erstellen, in denen spezifiziert wird, wie genau die Markdown-formatierten Quellen in das Zielformat (in der Regel HTML) konvertiert werden. Hier wird alles zusammengeführt: Inhalte, Spezifikationen des Zielformats, Formatvorlagen, Abbildungen, Metadaten, Verarbeitungsanweisungen.

7. Testläufe

  1. Wir verarbeiten die Quelldokumente und prüfen die resultierenden (gerenderten) Dokumente auf Fehler (Struktur, Bild- und Stylesheet-Pfade, Überschriftenhierarchie, Platzierung von Variablen usw.). Probleme werden gegebenenfalls „stromaufwärts“ behoben, also durch Korrektur der Quelldokumente und Konfigurationsdateien.

8. Optimierung der Inhalte

  1. Zu diesem Zeitpunkt sollten die Web Manuals die Inhalte und die Struktur der Originaldokumentation widerspiegeln. Wir werden Ihnen die Ergebnisse präsentieren und mit Ihnen besprechen.
  2. Im nächsten Schritt werden wir die in Markdown formatierten Inhalte überprüfen und bearbeiten, um sicherzustellen, dass sie auch übersetzungsfreundlich sind. Je nach Qualität und Umfang der Quellen kann dies ein schneller oder ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess sein. Auch hier werden wir versuchen, Probleme mit umfassenden Such- und Ersetzungsläufen und anderen Techniken zu beheben. Aber da es sich hierbei um einen Korrektur- und Redaktionsprozess handelt, wird dies in der Regel mehr Zeit in Anspruch nehmen als rein technische und strukturelle Probleme.

Am Ende dieses Prozesses steht ein Satz von englischsprachigen Anleitungen, die gerendert und übersetzt werden können.

9. Hochladen auf den LOOPS-Server, Konfiguration des Zugriffs

10. Übersetzung

Für die Übersetzung gibt es mehrere Möglichkeiten. Derzeit unterstützen wir die folgenden Workflows:

  1. Die Dokumente können an ein separates, umfassendes Übersetzungsmanagementsystem oder einen CAT-Editor (ein professionales Übersetzungsprogramm) gesendet werden, um von professionellen menschlichen Übersetzern übersetzt zu werden, und die fertigen Übersetzungen können als solche in LOOPS hochgeladen werden.
  2. Markdown-Dokumente können an ChatGPT gesendet werden, das dann per Prompt angewiesen wird, den Inhalte zu übersetzen und die übersetzten Dokumente zurückzugeben. Dabei handelt es sich um ein chunk-basiertes Übersetzungsmodell, bei dem Tonfall und Terminologie erhalten bleiben.
  3. HTML-Dokumente können an DeepL gesendet werden. Dort werden sie vollständig übersetzt, wobei alle HTML-Formatierungen erhalten bleiben. Dies ist der klassische Ansatz der segmentbasierten neuronalen maschinellen Übersetzung, der zwar qualitativ hochwertige Ergebnisse liefert, aber auch zu „Ausrutschern“ und Unstimmigkeiten führen kann, die auf einen fehlenden Kontext zurückzuführen sind. So kann beispielsweise eine einfache / kurze Überschrift wie „Note“ aus dem Englischen falsch übersetzt werden (als „Note“ oder „Notiz“), weil die maschinelle Übersetzung den Kontext nicht berücksichtigt. Wir versuchen, diese Fallstricke zu vermeiden, indem wir sicherstellen, dass Ihre Inhalte übersetzungsfreundlich sind, aber grundsätzlich kann keine maschinelle Übersetzung perfekte Ergebnisse liefern.

11. Übergabe des Benutzerkontos

12. Konvertierung, Export und Veröffentlichung

Das interne Dokumentenformat von Specs and Docs ist Markdown. Für die Veröffentlichung müssen Sie das richtige Zielformat erstellen. Dies ist normalerweise HTML, und standardmäßig sind alle unsere Konten und Projekte entsprechend konfiguriert.

12. Überarbeitungen

↻ 2025-08-21