Warum PDF nicht das optimale Format für Bedienungsanleitungen sind
Das Portable Document Format (PDF) wurde erfunden, lange bevor das World Wide Web zum De-facto-Standard für die Veröffentlichung von Informationen wurde – und wenn wir ehrlich sind, hat es nie so ganz ins 21. Jahrhundert gepasst. Ein Blick auf die problematischen Aspekte (und eine sinnvolle Alternative).
Wer PDFs lesen will, braucht einen PDF-Reader
Zwar sind auf vielen Geräten PDF-Reader vorinstalliert. Aber sie reißen den Anwender aus seinem ursprünglichen Kontext heraus, da sie eine separate Anwendung oder zumindest einen separaten Anzeigemodus mit anderen Steuerelementen zum Scrollen, Zoomen und Suchen von Inhalten öffnen. Dies kann verwirrend sein – insbesondere für ältere und technisch nicht versierte Benutzer.
PDF ist (buchstäblich) ein unflexibles Format
Wer eine Datei über das Internet zur Verfügung stellt, kennt natürlich nicht die Größe und Ausrichtung des Displays des Endgerätes, auf dem diese Datei angezeigt wird. Eine Anleitung im DIN-A4-Hochformat mit einer Schriftgröße von 9 Punkt mag für große Bildschirme und den Druck geeignet sein. Aber niemand kann sie auf einem Smartphone ohne umständliches Zoomen und Scrollen lesen
In einer PDF-Datei können Inhalt und Darstellung nicht getrennt werden
Das bedeutet, dass die Nutzer nicht in den Genuss all der angenehmen Funktionen kommen, die moderne Webbrowser bieten, wie zum Beispiel den Lese- oder Nachtmodus. Sie müssen stattdessen mit dem Funktionsumfang des in diesem Moment verfügbaren PDF-Viewers auskommen.
Es ist nicht möglich, Abschnitte von PDFs direkt zu adressieren
Das World Wide Web ist granular: Markenunternehmen können ihre Zielgruppen zu Websites, einzelnen Seiten auf diesen Websites, Abschnitten auf Seiten oder mit Hilfe sogenannter Textfragment-Links sogar zu einem einzelnen hervorgehobenen Wort oder Satz auf einer Seite schicken. Diese Granularität ist gerade bei umfangreichen Anleitung äußerst nützlich – aber bei PDFs ist sie nicht verfügbar. Ein Support-Spezialist, der einem ratsuchenden Kunden mehr anbieten will als den Satz „Das steht in der Anleitung“, müsste die entsprechende Informationen selbst finden, die Seite und den Abschnitt notieren und hoffen, dass der Benutzer sie dann auch findet.
PDFs sind nur begrenzt für die Verarbeitung in ChatGPT und anderen LLMs geeignet
Large Language Models (LLMs) stellen neben vielen anderen Innovationen auch eine enorme Chance für Marken dar, die korrekte und aktuelle Informationen über ihre Produkte und Dienstleistungen im Internet zur Verfügung stellen wollen. Korrekt formatierte, semantische HTML-Dateien sind eine hervorragende Quelle für LLMs und LLM-basierte Suchmaschinen. Komplexe PDFs sind jedoch für ein LLM viel schwieriger zu „verdauen“, da die Darstellung des Inhalts in einem solchen PDF nicht unbedingt seiner logischen/semantischen Struktur entspricht. Und wie es so schön heißt: garbage in, garbage out.
PDFs lassen sich nicht ohne weiteres übersetzen
Ein englischsprachiges PDF ist genau das - eine „eingefrorene“, seitenbasierte Präsentation englischer Inhalte. Ein Benutzer, der ein PDF-Dokument in einer anderen Sprache lesen möchte, muss einen mehrstufigen Prozess durchlaufen: Text auswählen, in die Zwischenablage kopieren, einen Übersetzungsdienst wie DeepL aufrufen, den Inhalt einfügen und die Zielsprache auswählen. HTML-formatierte Inhalte hingegen lassen sich leicht übersetzen, sowohl durch professionelle Sprachdienstleister als auch mit Hilfe der in modernen Browsern vorinstallierten maschineller Übersetzungstools.
PDFs stellen eine zusätzliche Hürde für Nutzer mit Behinderungen dar
Die Navigation in PDF-Dateien kann für Benutzer mit kognitiven, körperlichen oder sensorischen Einschränkungen eine Herausforderung darstellen. Es ist sehr schwierig, Inhalte aus einem komplexen PDF zu extrahieren, um sie für Zielgruppen mit besonderen Bedürfnissen besser zugänglich zu machen.
Alle hier geschilderten Probleme können sich schlimmstenfalls vervielfachen und zu unüberwindbaren Hürden für Anwender werden.
Stellen Sie sich einen Anwender mit Sehschwäche vor, der sich anhand einer für den Druck optimierten englischsprachigen Anleitung über Ihr neues Produkt informieren möchte – aber nur über ein Smartphone verfügt und auch nur eingeschränkte Englischkenntnisse hat. Je mehr Hindernisse ein Unternehmen einem solchen Anwender aus dem Weg räumt, umso wahrscheinlicher ist es, dass er am Ende das betreffende Produkt kauft (und auch nach dem Kauf und der Inbetriebnahme zufrieden ist, weil sie alle erforderlichen Informationen gefunden und verstanden hat).
PDF- versus HTML-Anleitungen – Zusammenfassung
| Funktion | Unterstützung im PDF-Format | Unterstützung in HTML |
|---|---|---|
| Änderung von Dokumentenkomponenten (Präsentation oder Inhalt können nach dem Laden noch verändert werden). | nein | hervorragend |
| Granularität (Deep Linking zu Inhaltsfragmenten) | nein | hervorragend |
| Übersetzung nach der Veröffentlichung („Downstream“ / maschinelle Übersetzung in der App) | bei den meisten Viewern nicht möglich | unterstützt in allen modernen Browsern |
| Portierbarkeit (Das Dokument kann vollständig heruntergeladen und gespeichert werden.) | hervorragend | _Einfach als PDF speichern__ |
| Druckbar (Endbenutzer können das Dokument drucken.) | solide | solide |
| Responsive Anzeige: Der Inhalt des Dokuments kann sich der Größe und Ausrichtung des Ausgabemediums (Viewports) anpassen | nein | hervorragend |
| Responsives Drucken (Der Inhalt passt sich an das Papierformat des lokalen Druckers an). | nein | solide |
| Suchmaschinenoptimierung (Inhalte werden von Suchmaschinen indiziert und „verstanden“). | abhängig von der Struktur des Quelldokuments | hervorragend |
| Unterstützung für Assistenztechnologien (visuelle Hervorhebungen, Sprachausgabe und so weiter) | abhängig von der verwendeten Reader-App, meist schlecht | solid / erweiterbar |
| Verwendung in Large Language Models (LLMs können Inhalte verarbeiten und in ihren Antworten auf Benutzeranfragen verwenden). | abhängig von der Struktur des Quelldokuments | hervorragend |
Welche Alternativen gibt es?
Die Erstellung von Anleitungen und Kurzanleitungen mit Hilfe von Webtechnologien nutzt alle Möglichkeiten, die HTML, CSS und JavaScript zu bieten haben:
- Ein umfangreiches semantisches Vokabular, das von Browsern, Suchmaschinen und großen Sprachmodellen verarbeitet werden kann
- Vollständige Trennung von Inhalt, Struktur und Logik, die den direkten Zugriff auf und die Umwandlung von Dokumentenelementen ermöglicht
- Unterstützung für Hilfstechnologien (Screen-Reader und alternative Anzeigemodi wie hoher Kontrast, Lesbarkeit und Nachtmodus)
- Responsive Präsentation, die sich an die Größe, Auflösung und Ausrichtung des Ansichtsfensters anpasst
- Maschinelle Übersetzung aller Textinhalte in allen modernen Browsern
- CSS Media Queries ermöglichen separate CSS-Regelsätze, die für die seitenbasierte PDF- und Druckausgabe optimiert sind und mit allem Schritt halten können, was herkömmliche Textverarbeitungs- und Desktop-Publishing-Anwendungen zu bieten haben: Transparenz, Schriftarten mit variablen Breiten, Grid- und Flexbox-basierte Layouts, ausgefeilte Seitenumbruchregeln, Farbmanagement, aufwändige Verläufe …
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